プライバシーポリシー

REM Staffの限定試行における情報の扱い。

対象と運営者

株式会社サウンドノット（SoundKnot）が運営するREM Staffの限定試行に適用します。会社全体の規程を置き換えるものではありません。

本人確認、個別の資料閲覧権限、回答生成、本人への配送のため、本人が同意したZoomアカウント・利用者・配送先の識別情報、メールアドレス、認可情報を処理します。

Botへ直接送った質問、必要な本人の会話、許可資料の文章・画像、回答、PDF抜粋を扱います。一般チャット全体やアカウント全体の管理権限は要求しません。同じメールドメインであるだけでは資料へのアクセスを許可しません。

Zoomは接続の同意、会話、本人の自分用チャットへのPDF配送を扱います。CloudflareはHTTPS通信を会社PCへ中継する予定です。OpenAI APIへは回答に必要な質問・会話・許可資料の文章や画像を送ります。Zoom認可情報を回答生成用AIへ送る設計ではありません。

外部サービスの運用・保持条件も適用されます。モデル要求のstore:false指定は、外部サービスの全保存がゼロになるという保証ではありません。特別な保持契約や処理地域を確認したとは扱いません。

社員別会話、一時抜粋、待ち行列、専用配送記録には正常稼働中に30分を目安に整理する設計があります。障害時も必ず30分以内に削除する保証ではありません。業務原本は別管理です。

認可情報は利用に必要な間保持し、取消しを検知した後に整理します。接続案内は最長7日、認可開始の一回限りの照合情報は20分で失効する設計です。Zoomへ送信済みのPDFはZoom側で管理され、PC側の整理だけでは削除されません。

ご自身の情報の確認、訂正、削除、利用停止、同意撤回に関するご希望はnakajima@soundknot.co.jpへ連絡してください。対象の利用者と依頼内容を確認し、本人確認に必要な最小限の情報をご案内します。パスワードや認証コードは送らないでください。

適用される法令、業務原本の管理、外部サービスの管理範囲を確認して対応し、対応範囲や保持が必要な情報がある場合は説明します。Zoomでのアプリ削除手順は利用ガイドをご確認ください。

社員データを販売したり広告に使ったりしません。業務に無関係な個人情報を入力しないでください。認可情報は暗号化し、社員ごとの識別・資料権限・履歴・配送先を分ける設計です。実運用の開始前に起動・配置権限・経路を検証します。

2026年10月20日に採用した社員用方針を基に、Cloudflare経路と本人の相談手続きを明確にする2026年10月28日の改訂です。実社員の認可・受信、全面的な法的適合の確認が完了したことを示すものではありません。